Le texte suivant a été initialement rédigé par le membre de l'ALAC Adam Peake avec les matières requises par les membres de l'ALAC et du groupe de travail sur la structure future de l'ICANN, en réponse à la consultation publique « Dates des conférences de l’ICANN/Rotation géographique 2011 – 2013 » accessible à l’adresse : http://www.icann.org/en/public-comment/public-comment-200908.html#meeting-dates.

Le document a ensuite fait l’objet d’un processus informel de sollicitation de commentaires de la part des dirigeants de l’ALAC et des organisations régionales At-Large (RALO) ; la première révision représente une consolidation des divers commentaires réalisée par le personnel afin de réconcilier l'ensemble des commentaires reçus.

Lors de sa réunion du 25 août 2009, l’ALAC a décidé que le document, lequel avait manqué l’échéance de la consultation publique sur les dates de conférences de l'ICANN/rotation géographique 2011-2013, soit transmis au Conseil d'administration de l’ICANN en tant que document consultatif de l’ALAC pour une entrée en vigueur immédiate. Le document a été soumis au Conseil d’administration de l’ICANN le 28 août, en tant que document consultatif de l’ALAC.

L’ALAC a enjoint au personnel de mettre le document aux voix immédiatement après sa transmission au Conseil d’administration, le vote en question démarrant le 28 août et se clôturant le 2 septembre. Les résultats ont été annoncés par le personnel le 3 septembre. Selon ces résultats, la déclaration a été adoptée par neuf votes en faveur, un vote contre et une abstention. Le résultat peut être vérifié sous l’URL suivant: https://www.bigpulse.com/pollresults?code=CvDk4wwNR9B6c7u7pTC4